Für polnische und ausländische Bauunternehmen

Bauaufträge in Deutschland ohne Verwaltungschaos

Wer Mitarbeiter auf deutsche Baustellen entsendet, muss parallel mit Zoll, SOKA-BAU, BG BAU, Finanzamt, Sozialversicherung und Auftraggebern arbeiten. Besonders wichtig ist die Prüfung, ob durch Auftrag, Baustelle oder Dauer eine Steuerpflicht in Deutschland entsteht. Optima übernimmt die laufende administrative Koordination, damit die Baustelle nicht an Formularen und Fristen scheitert.

SOKA-BAUAnmeldung und Monatsmeldungen
BG BAURegistrierung und Entgeltmeldungen
Zoll/FKSMeldepflichten und Unterlagen
SteuerpflichtPrüfung und § 48b

Das Problem

Ausländische Bauunternehmen unterschätzen häufig, dass ein Auftrag in Deutschland nicht nur eine Baustelle ist. Schon vor Beginn können Entsendemeldungen, A1-Bescheinigungen, Mindestlohn-Dokumentation, SOKA-BAU-Prüfung, BG-BAU-Registrierung, Prüfung der Steuerpflicht und steuerliche Nachweise relevant werden.

Fehlen Unterlagen bei einer Kontrolle der Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder verlangt ein Auftraggeber eine Freistellungsbescheinigung, entsteht schnell Druck. Besonders schwierig wird es, wenn die Geschäftsführung im Ausland sitzt und deutsche Behördenpost nicht täglich gelesen wird.

Was Optima übernimmt

Entsendung und A1

Wir strukturieren die erforderlichen Angaben zu Mitarbeitern, Einsatzort, Auftraggeber, Zeitraum und Sozialversicherung und halten den Nachweisprozess im Blick.

SOKA-BAU

Registrierung, laufende Monatsmeldungen, Klärung von Rückfragen und Zuordnung von Arbeitszeiten, Bruttolohnsummen und Urlaubsansprüchen.

BG BAU

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft, Entgeltmeldungen und Koordination der Korrespondenz zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Zoll und Baustellenunterlagen

Vorbereitung von Unterlagen, die bei Kontrollen relevant sind: Lohnunterlagen, Arbeitszeitnachweise, Entsendedaten und Ansprechpartner.

Steuerpflicht, Finanzamt und § 48b EStG

Vorbereitung der Unterlagen für die steuerliche Einordnung, Koordination der Prüfung mit zugelassenen Steuerberatern und Begleitung der Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen.

Lohnabrechnung

Verbindung zwischen Entsendung, deutschen Pflichten, Sozialversicherung, Lohnsteuer und den monatlichen Meldungen an relevante Stellen.

Ablauf

01

Auftrag, Einsatz und Steuerbezug prüfen

Wir erfassen Auftraggeber, Baustelle, Zeitraum, Tätigkeit, Mitarbeiter, bestehende Unternehmensstruktur und erste Hinweise auf eine mögliche Steuerpflicht.

02

Pflichtenmatrix erstellen

Aus den Daten entsteht eine konkrete Liste: welche Meldungen, Registrierungen, Steuerfragen, Nachweise und Fristen für diesen Einsatz gelten.

03

Anmeldungen und Anträge vorbereiten

Wir bereiten SOKA-BAU, BG BAU, Zoll/FKS, A1-Unterlagen, Steuerpflichtprüfung, Finanzamt und Auftraggebernachweise vor.

04

Monatliche Betreuung

Nach Baustart werden Arbeitszeiten, Löhne, Meldungen, Rückfragen und Fristen laufend bearbeitet.

Typische Unterlagen

  • Handelsregisterauszug oder Gewerbenachweis des ausländischen Unternehmens
  • Auftrag, Werkvertrag oder Subunternehmervertrag
  • Baustellenadresse, Auftraggeberdaten und Einsatzzeitraum
  • Mitarbeiterlisten, Ausweisdaten und Sozialversicherungsnachweise
  • Arbeitszeitnachweise, Lohnunterlagen und Zahlungsnachweise
  • Steuerliche Registrierungen, USt-IdNr. und vorhandene Bescheide

Für wen diese Betreuung passt

Die Leistung richtet sich besonders an polnische Bauunternehmen, Subunternehmer, Montagefirmen, Ausbaugewerke, technische Dienstleister und Arbeitgeber, die Mitarbeiter vorübergehend oder regelmäßig nach Deutschland entsenden.

Rechts- und Steuerberatung im engeren Sinn erfolgt über zugelassene Partner. Optima übernimmt die kaufmännische Vorbereitung, laufende Koordination, Dokumentenlogik und Behördenkommunikation.