Für Eigentümer und Immobiliengesellschaften

Kaufmännische Immobilienverwaltung in Deutschland

Optima übernimmt kaufmännische Verwaltungs- und Buchhaltungsaufgaben für ausländische Eigentümer und Immobiliengesellschaften mit Objekten in Deutschland. Dazu gehören Objekt- und Mieterdaten, Vertragsunterlagen, Mietzahlungen, Kosten, Dienstleisterkoordination und Berichte für Eigentümer.

ObjekteHäuser, Wohnungen, Gewerbeeinheiten
MieterVerträge, Kautionen, Zahlungen
BuchhaltungMieten, Kosten, offene Posten
ReportingAuswertungen für Eigentümer

Verwaltungsleistungen für Immobilien

Objekt- und Einheitendaten

Erfassung von Häusern, Wohnungen, Garagen, Gewerbeeinheiten, Eigentümerstrukturen und relevanten Stammdaten.

Mieter und Verträge

Strukturierte Ablage von Mietverträgen, Laufzeiten, Kautionen, Kontaktpersonen, Vertragsänderungen und Kündigungen.

Mietzahlungen und Rückstände

Abgleich von Zahlungseingängen, Erfassung offener Posten, Zahlungserinnerungen und Übersichten für Eigentümer oder Partner.

Objektbuchhaltung

Zuordnung von Mieten, Betriebskosten, Dienstleisterrechnungen, Versicherungen und sonstigen Objektkosten zur Buchhaltung.

Dienstleisterkoordination

Kommunikation mit Hausmeistern, Versorgern, Versicherungen, Ämtern und beauftragten Fachfirmen im Rahmen des Mandats.

Reporting

Regelmäßige Übersichten zu Objektstatus, Zahlungen, offenen Vorgängen und Unterlagen für Steuerberater oder Geschäftsführung.

Übernahme und laufende Verwaltung

01

Objektaufnahme

Wir erfassen Objekt, Einheiten, Eigentümerstruktur, Verträge, bestehende Dienstleister und bisherige Buchhaltung.

02

Unterlagen ordnen

Mietverträge, Rechnungen, Bescheide, Versicherungen, Kontoauszüge und Nebenkostenunterlagen werden geordnet.

03

Zahlungen und offene Vorgänge prüfen

Mietzahlungen, offene Posten, Rückstände, Eingangsrechnungen und Fristen werden regelmäßig abgeglichen.

04

Berichte für Eigentümer und Steuerberater

Wir stellen Informationen zu Zahlungen, Kosten und offenen Vorgängen sowie die zugehörigen Unterlagen für Eigentümer und Steuerberater zusammen.

Unterlagen zur Objektverwaltung

  • Grunddaten zu Objekt, Einheiten und Eigentümergesellschaft
  • Mietverträge, Nachträge, Kautionsinformationen und Übergabeprotokolle
  • Kontoauszüge, Mietzahlungslisten und offene Posten
  • Dienstleisterverträge, Rechnungen und Versicherungsunterlagen
  • Bescheide, Grundsteuer, Gebühren und kommunale Schreiben
  • Vorhandene Nebenkostenunterlagen und Abrechnungsdaten

Objektdaten und Dokumentation

Wir ordnen Objekt- und Einheitendaten, Mieter, Verträge, Zahlungen und Dokumente der jeweiligen Immobilie zu. Daraus entstehen Übersichten für die laufende Verwaltung und Buchhaltung.

Der konkrete Leistungsumfang hängt vom Objekt, der Eigentümerstruktur und den vereinbarten Zuständigkeiten ab. Rechtliche Mietstreitigkeiten und steuerliche Beratung werden über zugelassene Partner bearbeitet.