Mandantensoftware, Integration und Automatisierung

Optibill für Mandanten der Optima Gruppe

Optibill ist die Mandantensoftware der Optima Gruppe und exklusiv für Mandanten gedacht, die bei Optima aufgenommen und betreut werden. Mandanten können darüber Belege, Rechnungen, Rückfragen, Zahlungsstatus und Dokumente strukturiert mit Optima bearbeiten. Zusätzlich richten wir Schnittstellen ein, binden vorhandene Software aus dem Ausland an und installieren eigene Chatbots oder Automationen, wenn Prozesse dadurch schneller und verständlicher werden.

OptibillMandantenportal und Aufgaben
SchnittstellenERP, Faktura, Buchhaltung
ChatbotsEinrichtung und Installation
DatenExport bei Kündigung

Optibill, Schnittstellen und Automatisierung

Optibill Mandantensoftware

Ein exklusives Portal für Mandanten der Optima Gruppe mit Aufgaben, Dokumenten, Rückfragen, Zahlungsstatus und strukturierten Übergaben.

Schnittstellen für Dokumente und Rechnungen

Datenübergaben zwischen Optibill, Rechnungsdaten, Belegen, Reporting, Buchhaltungssystemen und externen Partnern.

Anbindung ausländischer Software

Integration vorhandener Mandantensysteme aus dem Ausland, wenn Daten in deutsche Verwaltungsprozesse überführt werden müssen.

Eigene Chatbots

Einrichtung und Installation von Chatbots für wiederkehrende Mandantenfragen, interne Abläufe oder einfache Serviceprozesse.

Automationen und Workflows

Automatisierung von Statusmeldungen, Dokumentenlogik, Erinnerungen, Aufgaben und wiederkehrenden Verwaltungsabläufen.

Einrichtung, Schulung und Support

Onboarding, Installation, Rechte, erste Prozesse, Abstimmung mit vorhandenen Systemen und laufende technische Betreuung.

Typische Einsatzfälle

01

Mandant auf Optibill einrichten

Rollen, Dokumente, Aufgaben, Rückfragen und erste Workflows werden passend zum Mandat eingerichtet.

02

Ausländische Software anbinden

Daten aus ERP-, Faktura-, Buchhaltungs- oder Branchensoftware werden in die Optibill-Infrastruktur überführt.

03

Chatbot für wiederkehrende Fragen installieren

Ein eigener Chatbot unterstützt bei häufigen Fragen, Formularlogik, interner Vorqualifizierung oder einfachen Serviceprozessen.

04

Datenübergabe automatisieren

Belege, Rechnungen, Zahlungsstatus und Reportingdaten werden so vorbereitet, dass Buchhaltung und Steuerberater effizient weiterarbeiten können.

Dokumente, Aufgaben und Datenübergaben

  • Ein zentraler Ort für Dokumente, Rückfragen, Aufgaben und Statusinformationen
  • Abgestimmte Datenübergabe zwischen vorhandener Software, Optibill und Buchhaltung
  • Anbindung bestehender Mandantensoftware an die vereinbarten Optibill-Prozesse
  • Chatbots für wiederkehrende Mandantenfragen und festgelegte Abläufe
  • Vorbereitete Daten für Buchhaltung, Steuerberater und interne Optima-Prozesse
  • Export relevanter Mandantendaten bei Beendigung des Mandats

Zugang, Leistungsumfang und Datenexport

Optibill steht Mandanten der Optima Gruppe im Rahmen ihrer Betreuung zur Verfügung. Welche Module, Schnittstellen und Automationen eingerichtet werden, stimmen wir anhand der vorhandenen Systeme und der benötigten Abläufe ab.

Je nach Mandatsumfang ist Optibill inklusive der Anbindung an die Optibill-Infrastruktur ohne separate Softwaregebühr enthalten. Bei kleineren Mandaten fällt lediglich eine Gebühr für Serverkosten an. Bei einer Kündigung bleiben die Daten nicht eingeschlossen, sondern können geordnet exportiert und mitgenommen werden.