Optibill Mandantensoftware
Ein exklusives Portal für Mandanten der Optima Gruppe mit Aufgaben, Dokumenten, Rückfragen, Zahlungsstatus und strukturierten Übergaben.
Mandantensoftware, Integration und Automatisierung
Optibill verbindet Mandanten, Software und wiederkehrende Verwaltungsarbeit
Optibill ist die Mandantensoftware der Optima Gruppe und exklusiv für Mandanten gedacht, die bei Optima aufgenommen und betreut werden. Mandanten können darüber Belege, Rechnungen, Rückfragen, Zahlungsstatus und Dokumente strukturiert mit Optima bearbeiten. Zusätzlich richten wir Schnittstellen ein, binden vorhandene Software aus dem Ausland an und installieren eigene Chatbots oder Automationen, wenn Prozesse dadurch schneller und verständlicher werden.
OptibillMandantenportal und Aufgaben
SchnittstellenERP, Faktura, Buchhaltung
ChatbotsEinrichtung und Installation
DatenExport bei Kündigung
Das Problem
Viele Mandanten arbeiten bereits mit eigener Software: ERP, Faktura, Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Speziallösungen aus dem Ausland. Für die Verwaltung in Deutschland müssen daraus trotzdem Belege, Rechnungen, Fristen, Zahlungsstände, Rückfragen und Übergaben an Optima, Buchhaltung oder Steuerberater entstehen.
Optibill ist dafür nicht nur ein einzelnes Programm, sondern ein Arbeits- und Integrationspunkt. Es verbindet Mandantenprozesse mit der Optima-Infrastruktur, ohne Mandanten in einem Daten-Lock-in festzuhalten.
Was die Software-Sparte übernimmt
Schnittstellen und Datenlogik
Praktische Übergaben zwischen Optibill, Rechnungsdaten, Belegen, Reporting, Buchhaltungssystemen und externen Partnern.
Anbindung ausländischer Software
Integration vorhandener Mandantensysteme aus dem Ausland, wenn Daten in deutsche Verwaltungsprozesse überführt werden müssen.
Eigene Chatbots
Einrichtung und Installation von Chatbots für wiederkehrende Mandantenfragen, interne Abläufe oder einfache Serviceprozesse.
Automationen und Workflows
Automatisierung von Statusmeldungen, Dokumentenlogik, Erinnerungen, Aufgaben und wiederkehrenden Verwaltungsabläufen.
Einrichtung, Schulung und Support
Onboarding, Installation, Rechte, erste Prozesse, Abstimmung mit vorhandenen Systemen und laufende technische Betreuung.
Typische Einsatzfälle
01
Mandant auf Optibill einrichten
Rollen, Dokumente, Aufgaben, Rückfragen und erste Workflows werden passend zum Mandat eingerichtet.
02
Ausländische Software anbinden
Daten aus ERP-, Faktura-, Buchhaltungs- oder Branchensoftware werden in die Optibill-Infrastruktur überführt.
03
Chatbot für wiederkehrende Fragen installieren
Ein eigener Chatbot unterstützt bei häufigen Fragen, Formularlogik, interner Vorqualifizierung oder einfachen Serviceprozessen.
04
Datenübergabe automatisieren
Belege, Rechnungen, Zahlungsstatus und Reportingdaten werden so vorbereitet, dass Buchhaltung und Steuerberater effizient weiterarbeiten können.
Was Mandanten davon haben
- Ein zentraler Ort für Dokumente, Rückfragen, Aufgaben und Statusinformationen
- Weniger doppelte Erfassung zwischen vorhandener Software, Optibill und Buchhaltung
- Anbindung bestehender Mandantensoftware statt unnötiger Komplettumstellung
- Schnellere Antworten auf wiederkehrende Mandantenfragen durch Chatbots und klare Abläufe
- Bessere Übergaben an Buchhaltung, Steuerberater und interne Optima-Prozesse
- Kein Daten-Lock-in: Bei Kündigung können Mandanten ihre relevanten Daten geordnet exportieren und mitnehmen
Entwicklungsstand und Einordnung
Optibill ist kein frei buchbares Softwareprodukt, sondern ein exklusiver Service für Mandanten der Optima Gruppe. Die Module werden je nach Mandat, Prozessreife und Bedarf eingesetzt. Ziel ist nicht, jedes vorhandene System zu ersetzen, sondern praktische Übergaben, Schnittstellen und Automationen zu schaffen.
Je nach Mandatsumfang ist Optibill inklusive der Anbindung an die Optibill-Infrastruktur ohne separate Softwaregebühr enthalten. Bei kleineren Mandaten fällt lediglich eine Gebühr für Serverkosten an. Bei einer Kündigung bleiben die Daten nicht eingeschlossen, sondern können geordnet exportiert und mitgenommen werden.