Oprogramowanie klienta, integracja i automatyzacja

Optibill łączy klientów, oprogramowanie i powtarzalną administrację

Optibill to oprogramowanie dostępne wyłącznie dla klientów Grupy Optima. Klienci mogą w nim w uporządkowany sposób obsługiwać z Optimą dokumenty, faktury, zapytania, status płatności i akta. Dodatkowo konfigurujemy interfejsy, łączymy istniejące oprogramowanie z zagranicy oraz instalujemy własne chatboty lub automatyzacje, gdy dzięki temu procesy stają się szybsze i bardziej zrozumiałe.

OptibillPortal klienta i zadania
InterfejsyERP, faktury, księgowość
ChatbotyKonfiguracja i instalacja
DaneEksport przy rezygnacji

Problem

Wielu klientów pracuje już na własnych systemach: ERP, fakturowaniu, księgowości, magazynie albo narzędziach branżowych z zagranicy. Dla administracji w Niemczech trzeba jednak przygotować z nich dokumenty, faktury, terminy, statusy płatności, zapytania i uporządkowane dane dla Optimy, księgowości lub doradców podatkowych.

Optibill nie jest więc tylko pojedynczym programem, lecz miejscem pracy i integracji. Łączy procesy klientów z infrastrukturą Optimy, bez blokowania klientów w zamkniętym systemie danych.

Czym zajmuje się dział oprogramowania

Optibill jako portal klienta

Ekskluzywny portal dla klientów Grupy Optima z zadaniami, dokumentami, zapytaniami, statusem płatności i uporządkowanymi danymi.

Interfejsy i logika danych

Praktyczne przepływy danych między Optibill, fakturami, dokumentami, raportowaniem, systemami księgowymi i partnerami zewnętrznymi.

Integracja zagranicznego oprogramowania

Podłączenie istniejących systemów klienta z zagranicy, gdy dane muszą trafić do niemieckich procesów administracyjnych.

Własne chatboty

Konfiguracja i instalacja chatbotów do powtarzalnych pytań klientów, procesów wewnętrznych albo prostych spraw serwisowych.

Automatyzacje i workflow

Automatyzacja komunikatów statusowych, logiki dokumentów, przypomnień, zadań i powtarzalnych procesów administracyjnych.

Wdrożenie, szkolenie i wsparcie

Onboarding, instalacja, uprawnienia, pierwsze procesy, koordynacja z istniejącymi systemami i bieżące wsparcie techniczne.

Typowe zastosowania

01

Konfiguracja klienta w Optibill

Role, dokumenty, zadania, zapytania i pierwsze workflow są ustawiane zgodnie z mandatem.

02

Podłączenie zagranicznego oprogramowania

Dane z ERP, fakturowania, księgowości lub systemu branżowego są przenoszone do infrastruktury Optibill.

03

Instalacja chatbota do powtarzalnych pytań

Własny chatbot wspiera częste pytania, logikę formularzy, wewnętrzną kwalifikację albo proste procesy serwisowe.

04

Automatyzacja przekazywania danych

Dokumenty, faktury, statusy płatności i dane raportowe są przygotowywane tak, aby księgowość i doradcy podatkowi mogli sprawnie pracować dalej.

Korzyści dla klientów

  • Jedno centralne miejsce dla dokumentów, zapytań, zadań i informacji o statusie
  • Mniej podwójnego wpisywania między istniejącym oprogramowaniem, Optibill i księgowością
  • Podłączenie istniejącego oprogramowania klienta zamiast niepotrzebnej pełnej zmiany systemu
  • Szybsze odpowiedzi na powtarzalne pytania dzięki chatbotom i jasnym procesom
  • Lepsze przekazania do księgowości, doradców podatkowych i wewnętrznych procesów Optimy
  • Brak blokady danych: przy zakończeniu mandatu klient może w uporządkowany sposób wyeksportować i zabrać swoje istotne dane

Status i klasyfikacja

Optibill nie jest oprogramowaniem dostępnym do swobodnego zamówienia, lecz ekskluzywną usługą dla klientów Grupy Optima. Moduły są wykorzystywane zależnie od mandatu, dojrzałości procesu i konkretnej potrzeby. Celem nie jest zastąpienie każdego istniejącego systemu, lecz stworzenie praktycznych przekazań, interfejsów i automatyzacji.

W zależności od zakresu mandatu Optibill wraz z podłączeniem do infrastruktury Optibill jest zawarty w obsłudze bez osobnej opłaty za oprogramowanie. Przy mniejszych mandatach naliczana jest jedynie opłata za koszty serwera. Przy wypowiedzeniu dane nie pozostają zamknięte w systemie, lecz mogą zostać wyeksportowane i zabrane w uporządkowany sposób.