Grupa Optima · Berlin i Kołobrzeg
Zapewniamy zaplecze administracyjne i księgowe w Niemczech: założenie firmy, księgowość, kadry i płace, delegowanie, wnioski urzędowe, obsługę biura, administrację nieruchomościami oraz cyfrowy obieg dokumentów. Jeden opiekun koordynuje urzędy, partnerów i terminy.
Wielu naszych klientów nie ma jednego prostego problemu, lecz potrzebuje stabilnej administracji w tle: niemieckiej poczty urzędowej, zarządu za granicą, budów, zgłoszeń płacowych, księgowości, bankowego KYC, terminów i dokumentów. W zależności od zlecenia Optima przejmuje pojedyncze obszary albo całą bieżącą obsługę administracyjno-księgową.
Firmy budowlane, które delegują pracowników do Niemiec lub realizują zlecenia na niemieckich budowach, muszą pilnować wielu zgłoszeń, terminów i przepisów branżowych.
Inwestorzy kupujący niemieckie nieruchomości mieszkalne lub komercyjne potrzebują sprawnej lokalnej struktury — od założenia GmbH po bieżącą księgowość i administrację obiektu.
Firmy handlowe i e-commerce sprzedające w Niemczech lub w UE potrzebują lokalnej infrastruktury księgowej: poprawnej podatkowo, dostępnej dla urzędów i przygotowanej do niemieckich wymogów sprawozdawczych.
Inwestorzy wchodzący na rynek niemiecki lub budujący portfel udziałów potrzebują lokalnych struktur, przejrzystości regulacyjnej i rzetelnego raportowania — od przejęcia firmy po bieżącą konsolidację.
Przedsiębiorcy z Polski i innych krajów, którzy potrzebują niemieckiej GmbH, jednoosobowej działalności, spółki osobowej lub oddziału, muszą skoordynować notariusza, bank, rejestr handlowy, urząd ds. działalności gospodarczej (Gewerbeamt) i Finanzamt we właściwej kolejności.
Wielu klientów korzysta już z systemów z zagranicy: ERP, fakturowania, księgowości, magazynu albo oprogramowania branżowego. Nasz dział oprogramowania łączy te programy z Optibill i wdraża cyfrowe wsparcie, takie jak chatboty i automatyzacje.
Optima to nie pojedyncza usługa i nie działa według sztywnych pakietów. Przejmujemy administrację, której rzeczywiście wymaga dane zlecenie: zakładanie spółki, prowadzenie księgowości, kontrolę terminów, tłumaczenie logiki urzędów na konkretne zadania oraz koordynację licencjonowanych doradców podatkowych, prawników lub notariuszy.
GmbH, jednoosobowa działalność, spółka osobowa, oddział, rejestr handlowy, zgłoszenie działalności, rejestr beneficjentów rzeczywistych, numer podatkowy, USt-IdNr. i bankowe KYC. Koordynujemy kolejność działań, dokumenty, pełnomocnictwa i terminy.
Dowiedz się więcej →Dla polskich i innych zagranicznych firm budowlanych: weryfikacja obowiązku podatkowego, SOKA-BAU, BG BAU, A1, Zoll/FKS, dokumentacja płacy minimalnej, § 48b EStG i zgłoszenia płacowe.
Dowiedz się więcej →Bieżąca księgowość, obieg dokumentów, otwarte pozycje, rozliczanie płatności, dane przygotowane pod DATEV, raporty miesięczne i materiały dla doradcy podatkowego.
Dowiedz się więcej →Miesięczne listy płac, zgłoszenia DEÜV, kasy chorych, podatek od wynagrodzeń, zaświadczenia A1, zmiany zatrudnienia, zgłoszenia roczne i przypadki szczególne przy delegowaniu.
Dowiedz się więcej →Urząd skarbowy, urząd celny, urząd ds. działalności gospodarczej, kasy chorych, branżowe ubezpieczenia wypadkowe i urzędy miejskie. Sprawdzamy pisma, pilnujemy terminów, przygotowujemy odpowiedzi i prowadzimy wnioski.
Dowiedz się więcej →Adres firmowy w Berlinie, odbiór poczty, skanowanie, przekazywanie korespondencji, kontrola terminów, telefon i obsługa dokumentów dla firm bez własnej administracji w Niemczech.
Dowiedz się więcej →Procesy administracyjne i księgowe dla niemieckich nieruchomości: obiekty, lokale, najemcy, umowy, czynsze, zaległości, koszty eksploatacyjne i raporty dla właścicieli.
Dowiedz się więcej →Optibill to nasze oprogramowanie dla klientów. Dodatkowo konfigurujemy interfejsy, łączymy zagraniczne systemy klientów, instalujemy własne chatboty i automatyzujemy powtarzalne procesy biurowe oraz administracyjne.
Dowiedz się więcej →Lokalizacja, struktura, procesy, finansowanie, dotacje, due diligence i wymogi branżowe. Praktyczne doradztwo przed wejściem na rynek i po nim.
Dowiedz się więcej →Doradztwo podatkowe, prawne i czynności notarialne wykonują licencjonowani specjaliści. Optima przygotowuje, koordynuje terminy i dba o praktyczne wdrożenie.
Do sieci partnerskiej →Wiele zapytań zaczyna się od jednego tematu. W praktyce szybko staje się to bieżącą administracją: zbieraniem dokumentów, kontrolą terminów, odpowiedziami do urzędów, przygotowaniem księgowości i koordynacją partnerów. Te ścieżki pokazują typowe przypadki branżowe.
Przed rozpoczęciem budowy trzeba przygotować delegowanie, SOKA-BAU, zgłoszenia celne, A1, dokumenty płacowe, możliwy obowiązek podatkowy w Niemczech i często zwolnienie podatkowe. Potem dochodzą miesięczne zgłoszenia i korespondencja z urzędami.
Zobacz administrację budowlaną →Wyjaśniamy formę prawną, dokumenty założycielskie, termin u notariusza, proces bankowy, zgłoszenie działalności, rejestrację podatkową i bieżącą administrację po wpisie.
Zobacz zakładanie firmy →Właściciele potrzebują struktury spółki, księgowości obiektu, przeglądu czynszów, akt umów, logiki kosztów eksploatacyjnych i raportowania bez sterowania każdym procesem z zagranicy.
Zobacz administrację nieruchomości →VAT, dokumenty, uzgodnienie płatności, dokumenty towarowe i importowe, otwarte pozycje oraz przekazania dla doradcy podatkowego muszą działać tak, aby rozwój nie skończył się chaosem w dokumentach.
Zobacz księgowość →Dla firm budowlanych realizujących zlecenia w Niemczech i potrzebujących stałej kontroli administracyjnej.
Dla właścicieli, inwestorów i spółek obiektowych, które chcą powierzyć nam niemiecką administrację.
Dla firm, które regularnie sprzedają, kupują, importują albo prowadzą działalność przez niemiecką spółkę.
Optima rozwija Optibill jako własne oprogramowanie dla klientów. System pełni funkcję portalu, interfejsu roboczego i punktu integracji dla faktur, dokumentów, statusu płatności, zapytań, akt i przekazań do księgowości lub doradców podatkowych.
Dział oprogramowania nie kończy się na Optibill. Konfigurujemy praktyczne interfejsy, łączymy istniejące oprogramowanie klientów z zagranicy z naszymi procesami oraz wdrażamy własne chatboty lub automatyzacje tam, gdzie realnie ograniczają pracę administracyjną.
Optibill jest ekskluzywną usługą dla klientów Grupy Optima. Nie ma blokady danych: po zakończeniu współpracy istotne dane można w uporządkowany sposób wyeksportować i zabrać.
Centralny interfejs dla klientów, dokumentów, zadań, statusu płatności, raportów i uporządkowanych przekazań do Optimy, księgowości oraz doradców podatkowych.
Łączenie zagranicznych systemów ERP, fakturowania lub księgowości, konfiguracja własnych chatbotów i automatyzacji dla powtarzalnych procesów klienta.
Optima jest operacyjnym centrum koordynacji. Doradztwo podatkowe, doradztwo prawne i akty notarialne są w Niemczech zastrzeżone dla licencjonowanych specjalistów. Przygotowujemy dokumenty, koordynujemy partnerów, tłumaczymy stan faktyczny i dbamy o praktyczne wdrożenie zaleceń.
Inwestują Państwo również poza Niemcami lub Polską? Optima posiada partnerów w niemal każdym kraju europejskim i może wesprzeć Państwa w zakresie lokalnej zgodności regulacyjnej.
Deklaracje podatkowe, zaliczki na VAT, sprawozdania roczne, dokumentacja cen transferowych, wsparcie przy kontrolach podatkowych. Strukturyzacja podatkowa transgranicznych modeli biznesowych.
Realizowane przez licencjonowanych doradców podatkowych na podstawie StBerG.
Prawo spółek, tworzenie umów, prawo pracy, prawo handlowe, prawo pobytowe. Reprezentacja przez adwokatów specjalizujących się w obsłudze klientów międzynarodowych.
Realizowane przez licencjonowanych adwokatów na podstawie BRAO/RDG.
Zakładanie GmbH, uchwały wspólników, umowy kupna nieruchomości, pełnomocnictwa. Przygotowujemy termin, towarzyszymy Państwu u notariusza lub reprezentujemy Państwa na podstawie notarialnie poświadczonego pełnomocnictwa.
Akty sporządzane przez powołanych notariuszy zgodnie z BNotO/BeurkG.
Grupa Optima wspiera firmy, które chcą działać w Niemczech bez budowania własnego niemieckiego działu administracji.
To, co zaczynało się jako punkt doradczy dla polskich przedsiębiorców budowlanych, przez dwie dekady rozwinęło się w grupę obsługującą klientów z Polski i innych rynków międzynarodowych. Nasze biuro w Berlinie przejmuje infrastrukturę administracyjno-księgową: księgowość, kadry i płace, usługi biurowe, komunikację z urzędami, procedury wnioskowe i procesy administracyjne.
Wspólnie z Optima Prime Consulting w Kołobrzegu oraz siecią doradców podatkowych, prawników i notariuszy łączymy niemiecką praktykę administracyjną z codziennością polskich i międzynarodowych klientów. Każdy klient otrzymuje stałego opiekuna, który śledzi sprawy, kontroluje terminy i koordynuje partnerów.
Proszę opisać swoją sprawę — odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna — dalsze doradztwo następuje po indywidualnej wycenie.
