Terminy, decyzje i wnioski

Z niemieckich pism urzędowych robimy konkretne zadania

Pismo z Finanzamt, Zoll, Gewerbeamt lub kasy chorych bywa trudne do oceny dla zagranicznych zarządów. Optima odbiera dokumenty, sprawdza terminy, wyjaśnia treść i koordynuje kolejne kroki.

FinanzamtDecyzje, zapytania, rejestracje
Zoll/FKSKontrole, zgłoszenia, dowody
Ubezpieczenia społeczneKasy chorych, DRV, Berufsgenossenschaften
Urzędy lokalneGewerbeamt i jednostki komunalne

Problem

Zagraniczne firmy regularnie otrzymują w Niemczech pisma, które wydają się krótkie, ale mogą mieć poważne skutki: terminy, zapytania, wezwania do przedstawienia dowodów, decyzje, żądania zapłaty lub zapowiedzi kontroli. Jeśli zarząd nie mówi po niemiecku albo poczta trafia za granicę, terminy łatwo przepadają.

Ryzyko nie leży tylko w treści pisma, lecz w procesie po jego otrzymaniu: kto odpowiada, jakich dokumentów brakuje, czy trzeba włączyć doradcę podatkowego lub prawnika, jaki termin faktycznie biegnie?

Co przejmuje Optima

Poczta i terminy

Przyjmujemy pocztę urzędową, skanujemy i przypisujemy ją do sprawy, rejestrujemy terminy i informujemy klienta zrozumiałym językiem.

Finanzamt

Rejestracja podatkowa, USt-IdNr., Steuernummer, zapytania do księgowości, decyzje, zaliczki i dowody.

Zoll i FKS

Przygotowanie dokumentów przy kontrolach budowlanych, delegowaniu, płacy minimalnej i branżowych obowiązkach dowodowych.

Kasy chorych i ubezpieczenia

Wyjaśnianie zgłoszeń, kont składkowych, zapytań, zgłoszeń DEÜV, tematów A1 i dokumentów pracodawcy.

Berufsgenossenschaften

Rejestracja, dane firmy, zgłoszenia wynagrodzeń, klasy ryzyka i korespondencja z właściwymi instytucjami.

Wnioski i zaświadczenia

Koordynacja Freistellungsbescheinigung, Gewerbeanmeldungen, EORI, tematów VAT i innych procedur firmowych.

Przebieg

01

Rejestracja pisma

Poczta urzędowa jest skanowana, klasyfikowana i przypisywana do sprawy.

02

Wyjaśnienie terminu i znaczenia

Sprawdzamy, czy to informacja, żądanie zapłaty, zapytanie, decyzja czy wyznaczenie terminu.

03

Zebranie dokumentów

Potrzebne faktury, umowy, dokumenty płacowe, dane rejestrowe lub informacje od doradcy podatkowego są zbierane i przygotowywane.

04

Koordynacja odpowiedzi

Optima przygotowuje odpowiedzi w sprawach administracyjnych i księgowych albo koordynuje doradcę podatkowego, prawnika lub notariusza, gdy wymaga tego zakres zawodowy.

Typowe procedury

  • Rejestracja podatkowa po założeniu firmy lub rozpoczęciu działalności
  • USt-IdNr., EORI i dalsze rejestracje dla handlu i importu
  • Freistellungsbescheinigung § 48b EStG dla usług budowlanych
  • Rejestracja w Berufsgenossenschaften i instytucjach ubezpieczeniowych
  • Gewerbeanmeldungen, zmiany i aktualizacje w urzędach
  • Odpowiedzi na zapytania dotyczące księgowości, płac, budów lub dowodów

Dla kogo

Usługa pasuje do zarządów za granicą, polskich firm z niemieckim adresem pocztowym, firm budowlanych, spółek nieruchomościowych, e-commerce i spółek zależnych, które regularnie otrzymują niemiecką pocztę urzędową.

Jeśli sprawa wymaga doradztwa prawnego lub podatkowego, włączamy licencjonowanych specjalistów. Optima dba o to, aby sprawa była przygotowana, zrozumiała i załatwiona terminowo.