Behördenkommunikation
Schriftverkehr mit deutschen Behörden — in Ihrem Namen, in deutscher Sprache, fristgerecht. Wir übersetzen, erklären und reagieren.
Das Problem
Deutsches Amtsdeutsch gilt als besonders kompliziert — selbst für Muttersprachler. Für ausländische Unternehmen ist die Kommunikation mit deutschen Behörden eine erhebliche Belastung: Bescheide werden nicht verstanden, Fristen werden verpasst und aus harmlosen Situationen entstehen teure Verfahren.
Behördenvielfalt
Finanzamt, Krankenkassen, Rentenversicherung, Agentur für Arbeit, Berufsgenossenschaft, Zollverwaltung, Gewerbeamt — jede mit eigenen Ansprechpartnern, Fristen und Verfahren.
Sprachbarriere
Bescheide, Anhörungen, Mahnungen und Prüfungsankündigungen in juristischem Deutsch — für nicht-deutschsprachige Geschäftsführer kaum zu durchdringen.
Fristenrisiko
Versäumte Einspruchsfristen machen Bescheide bestandskräftig. Verspätete Meldungen führen zu Säumniszuschlägen und Bußgeldern — vermeidbare Kosten.
Was wir übernehmen
Finanzämter
Schriftverkehr bei Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer — Beantwortung von Rückfragen, Einlegung von Einsprüchen, Begleitung von Betriebsprüfungen, Anforderung von Freistellungsbescheinigungen (§ 48b EStG für Bauunternehmen).
Sozialversicherungsträger
Korrespondenz mit Krankenkassen (Einzugsstellen) und der Deutschen Rentenversicherung (DRV) bei Betriebsprüfungen, Unstimmigkeiten bei SV-Meldungen, Klärung von Versicherungsverhältnissen.
Berufsgenossenschaften
Kommunikation mit BG BAU, VBG, BGN und weiteren Berufsgenossenschaften — Anmeldung von Betriebsstätten, Klärung der Zuständigkeit, Meldung von Arbeitsentgelten, Beitragsklärung, Unfallmeldungen.
Zollbehörden
Schriftverkehr im Rahmen des ATLAS-Systems, Klärung von Einfuhrumsatzsteuer-Bescheiden, Kommunikation mit der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) bei Kontrollen auf Baustellen.
Kommunen
Gewerbeamt-Korrespondenz, Ordnungsamt-Kommunikation, Stadtplanungs- und Baugenehmigungsbehörden, kommunale Steuern (Gewerbesteuervorauszahlungen).
Agentur für Arbeit
Anträge auf Kurzarbeitergeld, Klärung von Bescheinigungspflichten, Meldungen bei Massenentlassungen.
Übersetzung & Erklärung
Wir übersetzen eingehende Behördenschreiben und erläutern Ihnen den Handlungsbedarf in Ihrer Sprache (Deutsch, Englisch oder Polnisch).
Fristenmanagement
Überwachung aller Fristen gegenüber Behörden und rechtzeitige Reaktion. Wir führen einen Fristenkalender für jeden Mandanten.
Ablauf
Vollmachten & Briefkasteneinrichtung
Wir richten einen digitalen Posteingang für Ihre deutschen Behördenadressen ein. Auf Wunsch nutzen Sie unsere Berliner Adresse als zustellungsfähige Anschrift, sodass alle Behördenpost zunächst zu uns gelangt.
Eingangspost scannen & weiterleiten
Alle eingehenden Behördenschreiben werden gescannt, kategorisiert und mit einer kurzen Erläuterung an Sie weitergeleitet — in Ihrer Sprache.
Antwortkonzept & Abstimmung
Bei Bescheiden oder Anfragen mit Handlungsbedarf erstellen wir einen Antwortvorschlag und stimmen ihn mit Ihnen ab.
Versand & Fristwahrung
Wir versenden die Antwort fristgerecht — postalisch, per Fax oder über das ELSTER-System.
Dokumentation & Archivierung
Alle Schriftwechsel werden sicher archiviert und sind jederzeit über Ihr Mandantenportal abrufbar. Typische Szenarien: Betriebsprüfungen, Säumniszuschläge, Freistellungsanträge nach § 48b EStG, Klärung des SV-Status entsandter Arbeitnehmer.
Für wen
Ausländische Unternehmen mit einer deutschen GmbH oder Zweigniederlassung, deren Geschäftsführer nicht Deutsch spricht.
Ausländische Bauunternehmen, die auf deutschen Baustellen tätig sind und mit Zoll, Finanzamt und BG BAU kommunizieren müssen.
Unternehmen, die Bescheide zu Grunderwerbsteuer, Grundsteuer oder Körperschaftsteuer erhalten.
Unternehmen, die umsatzsteuerliche Rückfragen oder Prüfungen des Finanzamts erhalten.
Alle ausländischen Unternehmen, die erstmals mit einer deutschen Behörde konfrontiert werden und den Vorgang nicht einschätzen können.
Wir arbeiten täglich mit dem deutschen Behördenapparat zusammen und kennen die internen Abläufe, die richtigen Ansprechpartner und die typischen Verfahrenswege. Das spart Zeit, Nerven und oft bares Geld.
Verwandte Leistungen
Post von einer deutschen Behörde erhalten?
Wir helfen sofort — übersetzen, erklären und reagieren fristgerecht in Ihrem Namen.
Gespräch vereinbaren